Escuchar la palabra catering supone para muchos una alegría. Hay muchos entusiastas de los servicios de catering que se utilizan cuando se produce un evento y que consideran que el evento es el catering en sí. No es extraño, ya que son muchos los servicios de catering que superan con creces las expectativas y su oferta culinaria es excelente. La comida para los eventos es un servicio profesional que provee de alimentos, bebidas y atención a quien contrata el servicio, adaptándose a las necesidades concretas de cada evento, celebración o reunión.
El catering abarca mucho más que la cocina y la preparación de los platos: incluye el montaje, el servicio en la sala, la coordinación de los tiempos y, en determinadas ocasiones, la limpieza posterior. Como servicio integral, implica los alimentos y bebidas, la mantelería, los cubiertos, el personal de servicio y la limpieza posterior, aunque existen diversas opciones para adaptarse a cada necesidad. La definición del servicio de catering determina el presupuesto y la planificación, ya que no solo se contrata un servicio de comida, sino que se contrata una operación completa que incluye todo lo que sigue a continuación.
Los aspectos que componen un servicio típico, aunque, como ya hemos comentado, existen diversas opciones, incluyen la preparación y el transporte de los alimentos. Los platos se elaboran en la cocina central y se llevan al lugar del evento. El montaje del mobiliario y el menaje, como las mesas, las sillas, la vajilla, la cristalería y la mantelería, forman parte del servicio. El personal cualificado que incluye cocineros, camareros y coordinadores de sala forma parte del servicio que se contrata. La coordinación de los tiempos que impacta en la satisfacción de los invitados al evento: un cóctel que empieza tarde o un bufé que se vacía pronto… es mala señal. Muchos proveedores incluyen en su servicio la limpieza y recogida del espacio una vez que finaliza el evento.
Formatos para todos los gustos
Contratar un servicio de catering puede ser toda una aventura. Acudimos a La Frolita, donde ofrecen servicios de catering para celebraciones, reuniones o eventos de empresa, desde pequeños hasta grandes, y nos encontramos con unas opciones que te impiden elegir en el momento, ya que conviene tomar la decisión con calma. Dentro de los formatos se incluyen opciones como el buffet o el catering exprés y, como nos explican, elegir el equivocado puede producir esperas innecesarias y que la experiencia sea mediocre.
- Con sus mesas llenas de platos variados en las que se sirven los invitados, ideales para eventos informales con más de cincuenta personas, pero que necesita disponer de un espacio amplio y una reposición constante.
- En el que se sirven aperitivos y pinchos circulantes o en la barra, adecuado para recepciones, presentaciones y networking, aunque menos saciantes en eventos largos.
- Comida servida con platos emplatados y servidos en la mesa. El servicio perfecto para bodas, galas y banquetes formales, con mayor coste de tiempo y personal.
- Catering exprés con un menú cerrado y rápido, por lo general para llevar. Buena opción en las reuniones de empresa y los eventos corporativos. Cuentan con poco personal de servicio.
- Food trucks. Los vehículos equipados con una cocina en el lugar del evento, perfectos para festivales y eventos al aire libre, ya que dependen del espacio exterior.
El tipo o modelo de servicio que se elige afecta de forma directa al personal y menaje necesarios para el evento, así como a su dinámica. Un buffet para doscientas personas, por ejemplo, requiere contar con al menos cuatro puntos de servicio si se quiere evitar aglomeraciones. Una comida que se sirve a ochenta comensales puede necesitar diez camareros si se quiere mantener el ritmo entre los platos que se sirven.
No existe un tipo de catering mejor o peor. La elección depende del espacio disponible, de la formalidad del evento, del número de invitados y del estilo a transmitir.
Uno de los aspectos a considerar cuando se trata de elegir un servicio de catering para un evento es la seguridad alimentaria. No es opcional, es una obligación legal y una responsabilidad directa que recae en el proveedor, por lo que conviene saber si cumple con la normativa correspondiente. Los establecimientos de catering deben tener implementados sistemas APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico) y controlar los alérgenos y la temperatura de conservación de los alimentos. Los pasos que garantizan la seguridad alimentaria en un evento son:
- La verificación de que el proveedor cuenta con la certificación APPCC vigente, pidiendo la documentación antes de proceder a la contratación.
- Controlar la cadena de frío y calor. Los alimentos fríos deben mantenerse por debajo de los cuatro grados y los calientes por encima de los sesenta y cinco durante el transporte y servicio.
- Declarar y gestionar los alérgenos, debiendo informar el proveedor de los catorce alérgenos de declaración obligatoria que estén presentes en cada plato.
- Garantizar la formación del personal en higiene y manipulación para evitar la contaminación cruzada.
- Exigir la trazabilidad documental, ya que la documentación de cada lote permite obtener una respuesta rápida ante cualquier alerta alimentaria o incidencia que se produzca durante el servicio.
Son muchos los proveedores que subestiman el control de los alérgenos hasta que se produce el problema. Un invitado con alergia a un alimento puede sufrir una reacción grave si la gestión de la información no es la adecuada.
Cómo se elige la comida para el evento
A la hora de elegir los platos para el evento, hay que analizar cuatro aspectos antes de adentrarse en el menú. Un servicio de catering especializado se adapta a las necesidades del cliente y al tipo de evento, pero para que sea así, el proveedor debe disponer de la información necesaria.
No se pueden ignorar las consideraciones siguientes:
- La temática y el estilo del evento, ya que no es lo mismo una boda en un cortijo andaluz que una presentación de productos en una empresa. El estilo gastronómico refuerza la identidad del evento.
- Las restricciones alimentarias y las dietas especiales. Antes de cerrar el menú, hay que conocer las necesidades de los invitados: vegetarianos, intolerantes a la lactosa, celíacos, etc.
- Degustación previa y referencias. Se aconseja probar el menú antes de contratar el servicio y confirmar que cumple con las expectativas. No está de más contar con referencias de eventos en los que hayan participado previamente.
- Volumen de invitados y logística. El número de comensales determina el mejor formato y el más eficiente. Para grupos grandes, organizarlo con tiempo suficiente evita la improvisación.
- Presupuesto final por comensal. Antes de negociar, hay que definir el coste por persona, evitando que el proveedor ajuste la propuesta al alza.
La diversidad del menú importa más de lo que puede parecer en principio. Un menú con varias opciones evita las quejas de los comensales, facilita la gestión de las dietas especiales y mejora la percepción del evento. Planificar el formato del servicio desde el primer momento hace posible que se gestione mejor el flujo de invitados y se eviten los cuellos de botella que se suelen producir durante el servicio.
En resumen: la comida para eventos es un servicio de catering integral en el que se combinan la alimentación, la logística, el personal y la seguridad alimentaria, con la finalidad de garantizar una experiencia satisfactoria en cualquier tipo de celebración.
Es frecuente que un evento con un buen presupuesto fracase por un error muy básico: confundir la calidad de la comida con la calidad del servicio. Se trata de cosas diferentes. Un proveedor de catering puede ofrecer a sus clientes unos platos excelentes y arruinar el evento si el personal llega tarde, se alarga el tiempo de espera entre los platos o no se gestionan los alérgenos de forma adecuada.
Uno de los errores más comunes es contratar por el menú y olvidarse de preguntar por la coordinación. El número de camareros para el número de mesas, el responsable de sala durante el evento o cómo se gestiona una incidencia con alérgenos en pleno servicio de catering son algunas de las preguntas cuya respuesta pueden dar los proveedores más cualificados.
La organización de un evento va más allá de la ubicación en la que se celebre. El valor que marca la diferencia se encuentra en el detalle y elegir un catering para un evento puede marcar la diferencia y cambiar la percepción de los asistentes. La gastronomía en los eventos no es algo funcional. Se trata de una experiencia en sí misma, un evento dentro del evento. Un mensaje directo que permite conectar con los asistentes a través de los sentidos. La razón por la que apostar por un buen servicio de catering en un evento eleva la experiencia general y refuerza a quien realiza el evento.
Un servicio de catering no solo cubre la necesidad básica de servir la comida, sino que habla de la cultura de quien ofrece el evento (empresa, particular, celebración), su nivel de exigencia y la manera en la que cuida a sus invitados. Por lo que un catering para un evento es, sin lugar a dudas, un evento por sí mismo.
