Es de sobra conocida la importancia de una buena gestión empresarial a todos los niveles. Desde el económico y financiero hasta el laboral. Todas las empresas de un cierto tamaño, cuentan con diferentes departamentos para gestionar esa área particular.
Departamentos concretos como el de recursos humanos, acaparan en su campo de gestión, diferentes aspectos. Sin duda, junto con la contabilidad de la empresa, la gestión de los recursos humanos es de las más complejas. Oficinas abarrotadas de documentos, archivadores, organigramas. Un sinfín de papeleo que a veces se extravía dentro de la misma oficina.
Los expertos en gestión de Kairos, nos han hablado de la cantidad de software existente en el mercado para el apoyo de cada parte de la empresa, incluyendo el departamento de recursos humanos.
La versatilidad que ofrecen este tipo de programas es tal, que pueden personalizarse casi tanto como el propio teléfono móvil. Adaptables en función de cada empresa y sus necesidades, la tecnología llegó hace tiempo para favorecer a este departamento.
Debido a las muchas responsabilidades y competencias que comprende este área de la empresa, es fundamental poder llevar un control exhaustivo de todas esas gestiones. Con la tecnología de la mano, se elimina la gran mayoría de papeleo y todo se almacena en los ordenadores. Siempre al alcance de la mano con un solo clic.
Pero ¿qué hace exactamente recursos humanos?
Este departamento se encarga de la gestión integra de todo el personal que forma parte de la empresa: desde el jefe hasta el último recluta. Incluida de contratación de empresas externas.
Como su propio nombre indica, gestiona el factor humano de las empresas. Aunque cabe señalar que el término está cayendo en desuso en favor de la gestión laboral. Sin embargo, las empresas aún siguen contando con este departamento y llamándolo recursos humanos.
Todo lo que conlleva la adquisición de talentos por parte de la empresa, corre por cuenta de este departamento. Los responsables de este departamento serán quienes atraigan a los nuevos miembros de las plantillas. Desde la implantación de anuncios para reclutar personal hasta la firma del contrato. Desde la firma hasta la finalización del mismo, la persona contratada será gestionada por recursos humanos.
Cualquier aspecto referente a su jornada laboral, quejas, aspectos del contrato, vacaciones, bajas etc., tienen que pasar por este departamento. Podría decirse que es el nexo que une a la empresa con el trabajador.
Todo lo referente a los salarios, los pagos, e incluso beneficios sociales, son competencia directa de esta área. Los despidos también forman parte de su trabajo. De igual modo, que tienen que encargarse de que exista un buen ambiente laboral dentro de la empresa y procurar hacer que los empleados estén cómodos en su lugar de trabajo.
Las quejas entre empleados o las desavenencias, deben ser llevadas a este departamento para que solucione los problemas. La mediación laboral también les compete.
Sin duda se trata de uno de los pilares de las empresas. A más empleados más complicada puede resultar la gestión del personal. De ahí la importancia de que la tecnología ayude a cumplir con todas esas funciones.
Cómo ayuda la tecnología a los recursos humanos
Un software informático diseñado exclusivamente para los departamentos de recursos humanos de una empresa, puede simplificar de manera importante, el trabajo de gestión y coordinación. Tener toda la información en un par de clics, eliminar el papeleo y los archivadores, facilita bastante las tareas. Además de contar con espacios más amplios y limpios, ya que las oficinas llenas de carpetas y archivadores, suelen generar sensación de agobio y desorden por ordenadas que estén.
Almacenar toda la información en la nube o en discos duros donde no se perderán hasta que tengan que ser eliminados, produce sensación de seguridad a todas las partes. Inclusive el empleado que de necesitar algún documento relacionado con su trabajo, solo tendrá que solicitarlo a recursos humanos y dispondrá de el sin temor a que se haya extraviado.
Las múltiples funcionalidades que ofrecen las plataformas de gestión suelen ser las siguientes, aunque como ya hemos comentado, son muy flexibles y adaptables.
Facilitan la comunicación entre todos los trabajadores de la empresa. Al integrar a todos los empleados en la misma base de datos y contar todos con acceso a la plataforma, realizar cualquier comunicado es muy sencillo.
El acceso a las plataformas se puede realizar desde cualquier tipo de dispositivo, ya sea un teléfono móvil o un ordenador. Todo el personal estará siempre al tanto de las comunicaciones de la empresa. Los propios empleados podrán contactar con sus superiores o compartir por esa vía la documentación.
Realizar toda la gestión referente a las altas y bajas laborales resulta más sencillo. Sin tener que desplazarse a otras entidades, con un clic pueden acceder y dar de alta a los empleados recién contratados o las bajas a los que abandonan el barco.
La recopilación de datos de los nuevos trabajadores puede hacerse a través de formularios adaptados por la empresa. Todo por vía electrónica y sin incurrir en pérdidas de tiempo innecesarias. Toda esa información puede ser compartida directamente con el departamento de asesoría si es necesario.
En una misma pantalla puedes encontrar toda la información relevante de cada uno de los empleados. Gestionar de forma independiente todo lo relacionado con un trabajador, así como subir a su perfil la documentación que deba tener en su poder.
Pueden combinarse perfectamente los servicios de recursos humanos con los de asesoría al tener la capacidad de cruzarse los datos a la mayor brevedad.
Algunos de estos software permiten la integración del convenio aplicable a la empresa, lo que facilita la tarea a la hora de adjudicar salarios, contabilizar horas extra y los consiguientes pagos etc. De la misma manera que gestionar todo lo relacionado con las vacaciones o días libres, se simplifica al saber de antemano, los días que pone en el convenio.
Dentro del mismo canal, se pueden crear y gestionar las incidencias que se produzcan entre empleados. En el perfil personal de cada uno puede crearse la incidencia para que quede constancia y se resuelva con la mayor celeridad.
Las posibilidades que ofrece la tecnología, son muchas. Las garantías de sacar adelante todas las tareas que asume el departamento de recursos humanos, aumenta con la utilización de software específico.
Con un solo clic, la gestión del factor humano de una empresa, se lleva a cabo con más facilidad.
